降低電子郵件數量的 7 種方法

[piyasrk]

指數 如果可以是人與人之間的對話，請改用電話或直接與他們交談 減少抄送/密件副本的使用並回應所有功能 一次專注於一個項目 實施多合一票務系統 電子郵件積壓無疑會降低我們的生產力和時間管理。如果沒有適當的技術，應對每天大量的資訊可能會成為一種負擔。對許多專業人士來說，掌控收件匣是一個痛苦的過程，但它是順利操作的最關鍵任務之一。 不相關的電子郵件明顯優於相關內容。通常情況下，發送的電子郵件本來可以是簡短的對話。電子郵件是一種通訊媒介，如果過度使用，處理源源不絕的電子郵件的任務可能會成為一項工作。 從根本上來說，使用電子郵件的缺點是我們無法控制傳入電子郵件的數量。但從好的方面來說，我們可以使用各種方法來減少電子郵件總量。 如何透過幾個快速步驟降低電子郵件音量 介紹 確定郵箱的大小 設定電子郵件規則 安排時間處理電子郵件 如果可以是人與人之間的對話，請改用電話或直接與他們交談 減少抄送/密件副本的使用並回應所有功能 一次專注於一個項目 實施多合一票務系統 如何透過幾個快速步驟降低電子郵件音量 確定郵箱的大小 電子郵件收件匣儲存的大小因提供者或您公司的設定而異。



如果不選中，您將很快耗盡儲存空間。因此，第一步是習慣電子郵件服務提供者的預設選項 沙烏地阿拉伯 電話號碼 並確定郵箱的大小。 大多數電子郵件提供者都提供可自訂的設定。一段時間後，您可以開始預測傳入電子郵件的數量並做好充分準備。自訂設定和新增篩選器可以改善收件匣的管理。 設定電子郵件規則 重新路由傳入電子郵件是最好設定的功能之一。建構不同標籤資料夾的結構。編制標籤清單並將其指派給指定的電子郵件，例如定期通訊、通知或自動回覆。這樣，您將能夠快速有效地區分要處理哪些電子郵件，哪些電子郵件可以立即歸檔以供將來使用或參考，或立即刪除。當與搜尋功能一起使用時，使用標籤是最有益的。搜尋專門標記的電子郵件比搜尋隨機的、未分配的電子郵件要簡單得多。 盡量保持簡單。太多的資料夾可能會壓垮您的收件匣，並破壞您組織的整體目標。但是，請記住隨時查看您的資料夾，因為忽略它們可能會導致大量未讀資訊。




使用過濾器將 特定類型的電子郵件劃分到資料夾中，以便您可以批次處理它們。 此外，為不同類型的電子郵件建立單獨的專用電子郵件地址可以作為簡化通信的創造性方式，例如，一個電子郵件地址用於內部通信，另一個用於外部通信。缺點是您必須在需要時在它們之間切換。但是，在考慮這樣做之前，最好先諮詢您的 IT 部門。這在很大程度上取決於您的組織的通訊偏好，例如，一個共同共享的收件匣。 為了減少不必要的來回回复，請設定清晰的自動回复器。通常，當寄件者在一定時間內沒有收到更新時，他們可能會開始懷疑他們發送的電子郵件是否已到達預期收件者。清晰簡潔的自動回覆可以減少後續電子郵件，並對交付時間或服務狀態的任何更新（例如外出回覆）設定明確的期望。 對於垃圾郵件來說，設定電子郵件規則是一個非常有用的功能。在瀏覽和使用各種線上功能時，您將累積大量訂閱清單。取消訂閱所有不必要的信件。仔細瀏覽您的收件箱，考慮您的訂閱是否有意義或為您自己或您的工作帶來任何價值。很可能，大多數人沒有，這只是不必要的垃圾郵件。 安排時間處理電子郵件 將一天的活動分成不同的時間段可以提高效率並減少干擾。